La pagina “Contatti” ha un titolo inequivocabile ed è lì che va a cercare le informazioni che gli sono necessarie chi ha trovato i contenuti del nostro sito sufficientemente interessanti per iniziare un rapporto di lavoro con noi, se la progettiamo male, rischiamo di buttar via buona parte della fatica e dei soldi che abbiamo dedicato all'intero sito web.
Probabilmente molte di queste informazioni sono presenti anche in altre parti del sito, ma nella pagina Contatti le possiamo comunicare nella maniera più sintetica ed efficace, le rendiamo tutte visibili a colpo d'occhio.
"A colpo d'occhio" vuole anche e soprattutto dire che le informazioni fondamentali devono essere impaginate e organizzate in modo da essere viste immediatamente da coloro che usano dispositivi mobili dallo schermo molto piccolo come gli smartphone.
Se abbiamo fatto progettare il sito al fine di renderlo fruibile anche dai dispositivi mobili, è bene fare in modo che le informazioni più importanti che compaiano in cima alla pagina, affinché i nostri visitatori non debbano impazzire a cercarle. Non sarebbe una cattiva idea anche di rendere attivi i numeri telefonici così potranno chiamarci con un solo colpetto del dito. È una piccolezza ma ben dispone l’utente a contattarci.
Dobbiamo sempre pensare come se noi fossimo gli utenti che navigano nel sito.
Il numero di telefono
Il telefono è ancora il modo più semplice e intuitivo che permette a chi ha davvero bisogno di entrare in contatto con noi di farlo rapidamente.
Il telefono consente un rapporto umano immediato e rendersi disponibili a ciò parla a favore della serietà della nostra azienda.
Se abbiamo attivato un numero verde, in questa pagina è opportuno metterlo bene in evidenza, specificando anche gli orari in cui è attivo.
L’indirizzo di posta elettronica
Siamo tutti concordi che mettere un indirizzo di posta elettronica su internet si può divenire preda degli spammer. Ma purtroppo prima o poi la posta indesiderata la riceveremo comunque. E allora perché rinunciare ai vantaggi del renderlo accessibile al pubblico? Un buon filtro antispam è un investimento da poche decine di Euro l’anno. Il gioco ben vale la candela.
Come il numero di telefono, un indirizzo di posta elettronica dichiara la nostra diretta ed immediata disponibilità a ricevere un contatto per mezzo di uno strumento di cui dispone chiunque abbia accesso a internet.
Il form Contatti
Facilità il contatto con noi, anche se personalmente cerco di evitarne l’uso il più possibile preferendo il contatto diretto con l’invio di una mail tramite il client di posta elettronica.
La compilazione di un form nel più semplice dai casi richiede l’inserimento del proprio nome, indirizzo di posta elettronica per la risposta ed ovviamente il messaggio con la richiesta. Tuttavia a volte vengono richieste anche altre informazioni, se queste sono facoltative, quasi nessuno le metterà; se sono obbligatorie e il form non può essere inviato se i campi sono lasciati vuoti, allora molti rinunceranno ad entrare in contatto con noi, sia per non fare fatica, sia per evitare che quelle informazioni, cosi complete e ben strutturate, possano essere usate per perseguitare loro con pubblicità indesiderata o peggio. E in ogni caso, non possiamo essere sicuri che i dati inseriti siano del tutto veritieri, è possibilissimo che l'unica informazione vera sia l'indirizzo di posta a cui inviare la risposta.
Ci sono altri inconvenienti legati all'uso dei form nella pagina Contatti.
L'aspetto più sgradevole dell'usare un form per inviare un messaggio è che, al mittente non resta una copia di ciò che ha scritto, non ricorda più la data precisa, le opzioni relative alla privacy scelte, è persino possibile dimenticarsi completamente di aver inviato il messaggio, visto che non se ne conserva alcuna traccia.
Dal punto di vista pratico, poi, la casella di testo potrebbe essere troppo piccola e scomoda per inserirvi un messaggio complesso, o potrebbe non essere sufficiente il numero di caratteri disponibile e ci sono alcune difficoltà in più a controllare la correttezza ortografica di quanto vi si scrive, soprattutto se si sta navigando con un apparato mobile con lo schermo molto piccolo.
Inoltre, una sorprendente percentuale di persone sbaglia, con un banale errore di digitazione, ad inserire il proprio indirizzo di posta elettronica e quindi non ricevendo alcuna risposta rischiamo di fare la figura di quelli che non rispondono, tutto a danno della nostra immagine.
Se chi ci scrive, invece, usa il proprio client di posta elettronica, ricorda la data di invio e in più è in grado di conservare copia del messaggio oltre a tutta una serie di altre informazioni.
In conclusione: se proprio vogliamo mettere un form nella pagina Contatti, va bene, ma mettiamo anche un indirizzo di posta elettronica per chi preferisce entrare in contatto con noi con questo sistema.
L'unica eccezione a quest'ultimo consiglio vale se effettivamente riceviamo centinaia di messaggi giornalieri, in questo caso l'uso di un modulo che salvi le informazioni direttamente in un database, può essere indispensabile e si può evitare di indicare un indirizzo di posta elettronica. È però altamente opportuno che l'applicazione che gestisce i contatti invii una risposta automatica come ricevuta del messaggio.
L'informativa sulla privacy
La normativa in tema di dati personali è piuttosto severa sul loro uso e sul loro corretto trattamento e archiviazione (per approfondimenti sulla legge vi rimando a chi ha competenze in materia).
Nel momento in cui rendiamo pubblico il nostro indirizzo di posta elettronica aziendale, o anche solo il numero di telefono, diventa ovvio che in qualche modo archivieremo i messaggi ricevuti e prenderemo appunti sulle telefonate in arrivo. Ciò ci obbliga a dichiarare cosa faremo e come tratteremo le informazioni personali ricevute.
Tutti i siti web aziendali dovrebbero avere una pagina dedicata alla politica aziendale relativa alla privacy dei visitatori del sito stesso.
Nella pagina Contatti dovrebbe essere sufficiente mettere in bella evidenza il link alla pagina della privacy, anzi dovrebbe essere un link raggiungibile da tutte le pagine del sito. In particolare in eventuali form di raccolta informazioni di cosa faremo di quelle informazioni lo dovremo esplicare in quella pagina stessa.